Systém evidencie majetku

Súkromný sektor

Efektívna správa a inventarizácia majetku je pre firmy v dnešnom dynamickom a konkurenčnom podnikateľskom prostredí obzvlášť dôležitá. Už to nie je len o splnení zákonných požiadaviek, ale o strategickom nástroji, ktorý môže rozhodovať o úspechu a konkurencieschopnosti firmy.

Inventarizácia je zásadná pre presnú evidenciu majetku a zdrojov firmy. 

• Poskytuje presný a aktuálny prehľad o všetkom majetku, ktorý firma vlastní, kde sa nachádza a v akom stave je. Majetok je tak možné rýchlejšie vyhľadať, čo šetrí čas a zvyšuje efektivitu práce.
• Pomáha odhaliť prípadné straty, krádeže alebo poškodenia majetku a firme tak umožňuje prijať opatrenia na ich minimalizáciu.
• Zabezpečuje lepšiu kontrolu nad majetkom a zodpovednosťou za majetok.
• Zlepšuje tým finančné plánovanie a rozpočty, čo vedie k efektívnejšiemu riadeniu samotnej firmy. 

Spoločnosti, ktoré vykonávajú inventarizáciu pravidelne, významne znižujú chyby a straty. Prečo teda niektoré firmy nevykonávajú inventarizáciu pravidelne? Najčastejšími dôvodmi sú:

• Časová náročnosť
• Náklady spojené s inventúrou
• Nedostatok personálu
• Komplikovanosť inventúry v dôsledku zanedbávania evidencie majetku
• Nedostatok uvedomenia si dôležitosti inventúry
• Strach z odhalenia nedostatkov

Okrem toho dnes rastie počet firiem, ktoré svojim zamestnancom umožňujú prácu z domu, čím vzniká ďalší problém spojený s tým, že majetok sa nachádza mimo firemných priestorov v domácnostiach zamestnancov.

Väčšinu týchto problémov možno jednoducho vyriešiť využitím moderného softvérového riešenia a technológie automatickej identifikácie ako sú čiarové kódy, QR kódy, alebo RFID technológia. Výrazne zjednodušujú, zrýchľujú a spresňujú proces inventarizácie. 

Výhody použitia moderného softvéru:

• Technológie ako RFID a čiarové kódy umožňujú rýchlu a automatizovanú identifikáciu majetku.
• Automatizácia - softvér na správu majetku poskytuje aktuálne dáta.
• Úspora času - firmy šetria množstvo času na inventarizáciu.
• Lepšia analýza a plánovanie - zjednodušuje evidenciu a zlepšuje plánovanie zdrojov.
• Jednoduchá integrácia s existujúcimi firemnými systémami, ako napríklad účtovný softvér alebo ERP systém.

Výhody prechodu na digitálnu evidenciu majetku:

• Presnosť a efektívnosť - digitálna evidencia zvyšuje presnosť správy údajov a efektívnosť procesov.
• Rýchly prístup - poskytuje okamžitý prístup k informáciám a umožňuje jednoduché aktualizácie.
• Zníženie chýb - firmy zaznamenávajú významný pokles administratívnych chýb.
• Bezpečnosť - cloudové riešenia minimalizujú riziko straty dát a umožňujú zabezpečený prístup.

Použitie moderných technológií na inventarizáciu majetku prináša firmám množstvo výhod, ktoré im pomáhajú zlepšiť prehľad, ušetriť čas a minimalizovať chyby. Investícia do týchto technológií sa preto v dnešnej dobe stáva pre firmy už nevyhnutnosťou.

Verejné inštitúcie

Taktiež rôzne inštitúcie verejnej správy ako sú štátne úrady, kraje, obce, nemocnice, knižnice a školy, spravujú rozsiahly majetok, ktorý je nevyhnutný pre ich fungovanie a poskytovanie služieb občanom. Okrem všeobecných povinností pri spravovaní svojho majetku môžu mať štátne inštitúcie aj ďalšie špecifické povinnosti, ktoré vyplývajú z ich osobitného postavenia a činnosti, ako napr. nemocnice pri správe medicínskej techniky, školy pri správe učebných pomôcok a knižnice pri správe knižničného fondu. Efektívna evidencia a správa tohto majetku je preto kľúčová pre ich hospodárne, zodpovedné a transparentné fungovanie.

Verejné inštitúcie čelia pri evidencii a správe majetku podobným výzvam, ako súkromné spoločnosti: časová náročnosť a nedostatok zdrojov, či už finančných alebo personálnych. Okrem toho často spravujú aj majetok vysokej hodnoty, ktorého evidencia a údržba si vyžaduje špeciálnu pozornosť a odbornosť,  ako napr. umelecké diela a zbierky. Inventarizácia formou pera a papiera nie je z tohto pohľadu práve efektívnym riešením. 

Ideálnym riešením je zaviesť moderný a efektívny systém evidencie majetku, ktorý využíva moderné technológie ako sú čiarové, OR kódy, RFID a softvér pre správu a evidenciu majetku.

Takým je aj softvérové riešenie EVIDEI. Je to komplexný nástroj, ktorý zrýchli a spresní váš proces inventúry, skráti inventarizáciu majetku. Aplikácia umožňuje evidovať ľubovoľné množstvo úrovní fyzického umiestnenia a logického zaradenia majetku.   

• Nie je potrebná žiadna inštalácia, systém bezpečne beží na cloudových Azure serveroch.
• Výhodou je okamžité použitie – stačí vám prihlasovacie meno a heslo. 

V praxi ide o kombináciu softwaru - webovej a mobilnej aplikácie a hardwaru - tlačiarne a mobilné terminály, poprípade RFID čítačky. Nemôže chýbať možnosť využívať fotoaparát mobilného telefónu v kombinácii s mobilnou aplikáciou. Pre jednoduché použitie sa osvedčili ľahko potlačiteľné samolepiace etikety.

Na základe reálnych skúseností dokáže riešenie zrýchliť inventarizáciu majetku minimálne 2-3 krát v porovnaní s inventarizáciou len perom a papierom, pri podstatnom znížení chybovosti.

Viac informácií o softvérovom riešení pre pokročilú správu majetku a efektívnu inventarizáciu majetku sa dozviete tu ⇒  EVIDEI